O portal online da Universidade de Burgos tornou-se a porta de entrada digital para praticamente todos os procedimentos relacionados à instituição: desde o envio de candidaturas até o recebimento de notificações oficiais. Se você faz parte da comunidade universitária ou é um membro do público que precisa entrar em contato com a Universidade de Burgos, este portal é o canal online que lhe poupa deslocamentos e longas filas.
Este guia fornece uma explicação clara, detalhada e passo a passo de como funciona o portal online da UBU, quais os tipos de procedimentos que você pode realizar, o que você precisa para se identificar ou assinar documentos e quais ferramentas internas a universidade utiliza para gerenciar arquivos e documentos. Você também verá as alternativas disponíveis caso ainda não possua um certificado digital ou se for aluno e desejar utilizar a autenticação de dois fatores.
Qual é a sede eletrônica da Universidade de Burgos?
A sede eletrônica da UBU é o site oficial através do qual a Universidade de Burgos se comunica eletronicamente com alunos, funcionários e o público em geral. É, em certo sentido, a versão digital dos serviços de registro e atendimento ao público, mas disponível 24 horas por dia, de qualquer lugar com conexão à internet.
Por meio deste portal, acessível em https://sede.ubu.es , você pode exercer seus direitos de acesso à informação, aos serviços e aos procedimentos eletrônicos oferecidos pela Universidade de Burgos. Tudo o que for processado por meio deste canal tem o mesmo efeito legal que se fosse feito presencialmente, desde que sejam cumpridos os requisitos de identificação e assinatura estabelecidos por lei.
Esta plataforma foi concebida para todos os grupos ligados à UBU : estudantes, pessoal administrativo e de serviços (PAS), pessoal docente e de investigação (PDI), bem como para pessoas externas à universidade, como fornecedores, entidades colaboradoras ou qualquer cidadão que necessite de submeter documentação ou iniciar um processo.
A sede eletrônica foi criada em conformidade com as Leis 39/2015 e 40/2015, de 1º de outubro , que regulamentam o procedimento administrativo comum e o quadro jurídico do setor público. Essas leis exigem que as administrações públicas ofereçam canais eletrônicos para que os cidadãos possam interagir com elas eletronicamente e com plena validade jurídica.
O que você pode fazer na sede eletrônica da UBU?
O portal online da Universidade de Burgos oferece uma ampla gama de procedimentos administrativos , concebidos para eliminar a necessidade de visitas presenciais aos gabinetes. Tudo o que você fizer através desta plataforma é oficial e integrado nos sistemas de gestão interna da universidade.
Entre as principais tarefas que você pode realizar estão as seguintes:
- Envio de documentação por meio de registro eletrônicoFaça o upload de documentos, candidaturas ou anexos para que sejam oficialmente registrados na UBU.
- Início dos procedimentos administrativosPor exemplo, pedidos de bolsas de estudo, recursos, reclamações, procedimentos acadêmicos ou administrativos, de acordo com os procedimentos publicados no site.
- Verifique o status dos seus arquivos.Acompanhamento online do andamento de cada procedimento, em que etapa se encontra ou se falta alguma documentação.
- Recebendo notificações eletrônicasComunicações formais da universidade que chegam até você através da própria sede, com todas as garantias legais.
- Submissão de nova documentação Abrir arquivos: incorporar arquivos ou corrigir requisitos sem precisar acessar um registro físico.
Todo esse ecossistema digital permite uma administração mais acessível, eficiente e transparente . De qualquer computador ou dispositivo com conexão à internet, e a qualquer momento, você pode gerenciar grande parte de suas interações administrativas com a Universidade de Burgos (UBU), o que é especialmente útil se você mora fora de Burgos ou tem uma agenda apertada.
Além disso, a estrutura do site agrupa os diversos serviços em seções bem definidas, facilitando a busca pelo procedimento desejado. Mais adiante, você encontrará o registro eletrônico, o catálogo de procedimentos e a seção "Minha Pasta" , elementos fundamentais para navegar nesse ambiente.
Link de acesso e ferramentas relacionadas: sede, sistema de processamento e plataforma de assinatura digital
O principal meio de acesso à administração eletrônica da UBU é a sede online oficial , mas outras ferramentas específicas estão integradas a ela, possibilitando o processamento interno e a assinatura de documentos.
Os links básicos que você deve conhecer são estes:
- Sede Eletrônica da UBU: https://sede.ubu.esÉ o site onde os procedimentos são publicados, o registro eletrônico é acessado e os arquivos e notificações são gerenciados.
- Processador de estojos Tangram Go: https://et.ubu.esÉ a ferramenta interna para gerenciar o ciclo de vida dos registros, utilizado pelos funcionários da universidade para processar e resolver solicitações.
- Plataforma de assinatura eletrônica: https://portafirmas.ubu.esÉ a aplicação onde os responsáveis assinam digitalmente documentos e resoluções, integrada com a sede e com o processador.
Dentro do próprio escritório, a gestão documental se baseia em dois pilares técnicos fundamentais: o sistema de gestão de processos Tangram Go , que organiza e agiliza os procedimentos, e o repositório de documentos Alfresco , que armazena documentos eletrônicos com segurança. Esses sistemas se comunicam entre si, garantindo que tudo o que for submetido ao escritório seja referenciado e esteja disponível durante todo o processo.
Para concluir o processo, a UBU possui uma plataforma integrada de assinatura digital corporativa, tanto em sua sede quanto no Tangram Go. Graças a essa plataforma, pessoas autorizadas podem assinar eletronicamente documentos, resoluções e comunicações com validade legal e sem a necessidade de papel, o que agiliza bastante todo o processo.
Administração eletrônica na UBU: estrutura da sede
O sistema de administração online da Universidade de Burgos foi projetado para ser intuitivo para todos os usuários. O site apresenta diversas seções principais que contêm a maioria das funcionalidades: a página inicial, o catálogo de procedimentos, o registro eletrônico e a área pessoal "Minha Pasta".
A página inicial do site explica os princípios básicos de funcionamento , as normas aplicáveis e como acessar as diferentes seções. A partir daí, você pode acessar os serviços de registro, fazer consultas sobre documentos e consultar uma lista de procedimentos que podem ser realizados online.
A Universidade de Burgos (UBU) também promove treinamentos sobre esses serviços. Um exemplo é o curso de capacitação desenvolvido para ensinar os usuários a utilizar o portal online para processar procedimentos e a usar a plataforma de assinatura digital corporativa da universidade. O conteúdo do curso inclui uma introdução geral à administração eletrônica na UBU, detalhes das seções do portal, o funcionamento do registro eletrônico, o catálogo de procedimentos e a seção "Minha Pasta".
Essa mesma formação também aborda a relação do sistema de governo eletrônico da UBU com outras administrações públicas , explicando ferramentas estatais como o Cadastro Eletrônico Geral (REG da AGE) e a Pasta do Cidadão, e dedicando uma seção específica à plataforma de assinatura digital e suas diversas aplicações. Os formadores responsáveis por essas atividades incluem, por exemplo, José Antonio López López e Pilar González Maeso , que gerenciam a plataforma de governo eletrônico da UBU.
Em relação ao cronograma, uma dessas sessões foi realizada em 8 de março, das 10h às 12h , em formato totalmente online, o que facilita a familiarização de funcionários e usuários com a sede sem a necessidade de comparecimento presencial a nenhuma sala de aula.
Registro eletrônico: envie documentos sem precisar se deslocar.
Uma das principais funcionalidades do cartório é o registro eletrônico , uma ferramenta que permite o envio de documentos e requerimentos com plena validade legal. Funciona como o registro em papel, porém em formato digital, e registra a data, a hora e o conteúdo do seu envio.
Por meio do sistema eletrônico de registro, você pode enviar documentos e outros materiais para a Universidade de Burgos, seja você aluno, funcionário ou entidade externa. Esse sistema gera um registro eletrônico e um comprovante de envio, que você pode guardar como comprovante — especialmente útil se precisar documentar prazos.
Para utilizá-lo, a UBU recomenda acessar o site, localizar o procedimento específico que deseja iniciar ou o formulário correspondente e, uma vez lá, autenticar-se com o sistema de identificação disponível (certificado digital, carteira de identidade eletrônica, sistemas específicos para estudantes, etc.). Essa autenticação é fundamental para vincular a solicitação à sua identidade e garantir a segurança jurídica do processo.
Se preferir, ou se o procedimento o permitir, terá sempre a opção de apresentar a documentação presencialmente em qualquer registo reconhecido no artigo 16.4 da Lei 39/2015 (por exemplo, correios com registos administrativos, outros registos da administração pública, etc.). A própria universidade lembra que estes canais presenciais continuam válidos para quem não desejar ou não puder utilizar o método eletrónico.
Catálogo de procedimentos e seção "Minha Pasta"
No portal online, você encontrará um catálogo de procedimentos que serve como um índice de todos os processos que podem ser concluídos online. Cada procedimento inclui informações sobre quem pode iniciá-lo, qual a documentação necessária, as normas aplicáveis e o formulário ou requerimento que você deve preencher.
Este catálogo está organizado por tema ou área (acadêmica, administrativa, de pessoal, etc.), para que você encontre facilmente o procedimento desejado. Ao selecionar um procedimento, o sistema o guiará por todas as etapas necessárias: desde o preenchimento do formulário até a assinatura e o registro da solicitação.
Outra seção essencial é a área pessoal chamada "Minha Pasta" . Esta seção funciona como um espaço privado onde você pode visualizar:
- Os casos em que você é parte interessada, com detalhes sobre seu estado e as medidas tomadas.
- notificações eletrônicas não lidas e a história daqueles que você já abriu.
- A documentação enviada em diferentes procedimentos, bem como nos comprovantes de inscrição.
"Minha Pasta" é, na prática, o painel de controle a partir do qual você pode acompanhar o andamento de suas candidaturas universitárias sem precisar ligar ou escrever para obter informações sobre sua inscrição. Ao centralizar todas as informações, a transparência e a conveniência aumentam para todos os usuários.
Administração eletrônica em outras administrações públicas
Embora este guia se concentre no portal online da UBU, é importante compreender que ele faz parte de um ecossistema mais amplo de governo eletrônico na Espanha. Muitas das ferramentas e conceitos utilizados na universidade são semelhantes aos utilizados por outros órgãos governamentais.
A formação ministrada pela Universidade de Burgos (UBU) explica, por exemplo, o funcionamento do REG da Administração Geral do Estado (REG) , um registo comum que permite o envio de documentos a várias entidades estatais. Esta visão geral ajuda a compreender como os registos eletrónicos de diferentes entidades estão interligados.
O documento também aborda o uso da Pasta do Cidadão , que serve como ponto de acesso geral do cidadão às suas informações e procedimentos junto à Administração Geral do Estado e outros órgãos afiliados. Por meio dela, os usuários podem consultar arquivos, dados pessoais administrativos e notificações, de forma semelhante ao que a "Minha Pasta" oferece no contexto específico da Universidade de Burgos (UBU).
Conhecer essas ferramentas fora do ambiente universitário é útil porque muitas pessoas que interagem com a UBU também interagem com outras administrações, podendo assim aproveitar as competências digitais comuns em ambos os ambientes.
Plataforma de assinatura eletrônica da UBU: como usá-la e para que serve.
A plataforma de assinatura eletrônica da Universidade de Burgos é um componente fundamental na digitalização completa dos procedimentos. Trata-se de uma ferramenta que permite aos funcionários da UBU revisar e assinar eletronicamente documentos e resoluções sem a necessidade de imprimi-los.
Esta plataforma de assinatura digital está integrada ao sistema eletrônico de escritório e ao sistema de gestão processual Tangram Go . Na prática, quando um processo chega à fase em que é necessária uma assinatura (por exemplo, uma bolsa de estudos, um certificado ou uma resposta a um recurso), o documento é enviado para a caixa de entrada da plataforma de assinatura digital da pessoa responsável, que pode validá-lo e assiná-lo com seu certificado digital ou outros mecanismos autorizados.
As sessões de treinamento explicam as diferentes seções da plataforma de assinatura digital (caixa de entrada, assinaturas pendentes, assinadas, rejeitadas, etc.) e os diferentes usos que ela pode ter: assinatura de documentos internos, assinatura de notificações que são posteriormente transferidas para a sede, validação de relatórios, entre outros.
Graças a esse sistema, os tempos de processamento são significativamente reduzidos e o uso de papel é diminuído. Além disso, a rastreabilidade de cada assinatura é garantida , pois é mantido um registro de quem assina, quando assina e em qual documento específico, proporcionando assim segurança jurídica e transparência.
Formas de identificação e assinatura: certificado digital, carteira de identidade eletrônica e alternativas.
Para utilizar plenamente o portal online, na maioria dos casos você precisará de um documento de identificação eletrônico válido e, para muitos procedimentos, da capacidade de assinatura eletrônica. A Universidade de Burgos (UBU) distingue claramente entre aqueles que já possuem um certificado digital e aqueles que não o possuem.
Se você já possui um certificado digital reconhecido , pode usá-lo diretamente para acessar o site e assinar seus formulários. Certificados válidos incluem os emitidos pela Casa da Moeda Real Espanhola (FNMT) e o certificado incorporado ao seu documento de identidade eletrônico (DNIe) . Ambos permitem que você se identifique no site e aponha sua assinatura eletrônica em documentos quando necessário.
Se você ainda não possui um certificado digital, a universidade recomenda que o obtenha, pois, a médio prazo, ele facilita muito suas interações com qualquer órgão governamental , não apenas com a Universidade de Burgos (UBU). O processo geral para obtê-lo geralmente envolve três etapas bem claras: solicitá-lo, verificar sua identidade em um posto de registro e baixá-lo para o seu computador após a verificação.
Além do certificado, certos tipos de assinaturas eletrônicas podem exigir a instalação de aplicativos específicos, como o Autofirma , programa desenvolvido pela Administração Geral do Estado Espanhol para assinatura eletrônica de documentos a partir de um navegador web ou computador. A Universidade de Burgos (UBU) recomenda a sua instalação quando o tipo de assinatura o exigir, especialmente se você for assinar PDFs ou outros arquivos com recursos avançados.
Como obter e usar um certificado digital passo a passo
A Universidade de Burgos (UBU) recomenda que aqueles que não possuem um certificado digital o obtenham de forma rápida , segura e fácil para aproveitar ao máximo o registro eletrônico e os procedimentos online. O processo geralmente segue uma estrutura como esta:
- Solicitação de certificado digitalVocê acessa o site do provedor (por exemplo, FNMT) e solicita um certificado em seu nome. O sistema fornecerá um código de solicitação que você deve guardar.
- Comprovante de identidadeCom esse código e seu documento de identidade, você vai para um escritório de registro autorizadoA própria UBU possui um escritório onde você pode obter essa acreditação: o Escritório de registro da UBU no Edifício de Serviços CentraisVocê também pode dirigir-se a outros cartórios de registro civil reconhecidos.
- Baixe e instale o certificadoApós a verificação da sua identidade, você poderá... baixe o certificado a partir do site do provedor, geralmente no mesmo computador a partir do qual você fez a solicitação inicial, para garantir a segurança.
- Utilização do certificado na sede eletrônicaCom o certificado já instalado no seu navegador ou repositório de certificados, você poderá Identifique-se e assine na sede. Sem problemas, utilizando o registro eletrônico e os demais serviços que exigem assinatura.
Assim que seu certificado estiver ativo e funcionando corretamente, usar o registro eletrônico da UBU se torna muito mais fácil : você poderá enviar documentos, anexar documentação assinada, responder a solicitações e concluir procedimentos totalmente de casa.
Autenticação de dois fatores para estudantes da UBU
A Universidade de Burgos implementou um sistema específico para estudantes: a autenticação de dois fatores , conhecida como DF Signature . Este mecanismo permite que os alunos assinem formulários e documentos na plataforma eletrônica sem a necessidade de um certificado digital ou do uso do Autofirma.
A lógica é semelhante à de outros sistemas de autenticação de dois fatores já utilizados em bancos online ou serviços digitais: combina algo que o usuário sabe (suas credenciais de login) com algo que ele recebe por meio de um canal adicional, como um código único enviado por e-mail. Isso adiciona uma camada extra de segurança à assinatura.
Para usar a Assinatura Digital, os alunos devem primeiro cadastrar um endereço de e-mail alternativo , diferente da sua conta institucional da UBU. Os códigos de verificação necessários serão enviados para esse endereço sempre que o aluno assinar um formulário ou documento usando esse sistema de autenticação de dois fatores.
A universidade fornece aos alunos um link com instruções detalhadas e um vídeo explicativo demonstrando como cadastrar esse endereço de e-mail adicional e como usar a Assinatura Digital na prática. Dessa forma, mesmo aqueles que não possuem um certificado digital podem continuar processando documentos online sem precisar comparecer pessoalmente o tempo todo.
Alternativa presencial: registros do artigo 16.4 da Lei 39/2015
Embora a Universidade de Burgos (UBU) incentive fortemente o uso de sua plataforma online, reconhece que nem todos se sentem à vontade com ferramentas digitais ou podem enfrentar dificuldades tecnológicas. Portanto, lembra explicitamente aos usuários que ainda é possível realizar seus procedimentos presencialmente.
O artigo 16.4 da Lei 39/2015 estabelece os registos onde podem ser apresentados documentos dirigidos a qualquer administração pública. Isto inclui, por exemplo, os serviços de assistência ao registo, as agências dos correios com serviços de registo administrativo, as missões diplomáticas e outros pontos de registo eletrónicos ou físicos reconhecidos.
A Universidade de Burgos informa que você pode visitar qualquer um desses escritórios caso prefira não utilizar a plataforma online ou se, por algum motivo, tiver problemas com seu certificado, assinatura ou acesso à internet. Isso garante que ninguém seja excluído da interação com a administração por falta de recursos eletrônicos.
No entanto, mesmo que você mantenha a opção presencial como um recurso, familiarizar-se com o escritório eletrônico permitirá que você economize tempo e flexibilidade , evitando deslocamentos e ajustando os procedimentos à sua própria agenda.
Projetos e contexto: UBU como motor de inovação
A promoção do governo eletrônico na Universidade de Burgos faz parte de um compromisso mais amplo com a inovação e a digitalização dentro da instituição e da comunidade ao seu redor. Um excelente exemplo disso é o fato de a Universidade de Burgos abrigar uma incubadora de empresas de hidrogênio verde e também ser sede do chamado Vale do Hidrogênio de Castela e Leão.
Este projeto, promovido em conjunto pela Câmara Municipal de Burgos, pela Universidade de Burgos (UBU), pela Câmara de Comércio e pela Fundação Caja de Burgos, visa posicionar a cidade como líder nacional em hidrogênio verde e tecnologias afins. A colaboração entre a universidade, o governo local e o setor empresarial demonstra como a UBU atua como motor da transformação econômica e social.
Nesse contexto, ter uma sede eletrônica robusta, um sistema de administração digital eficiente e ferramentas como plataformas de assinatura digital ou sistemas de gerenciamento de casos não é apenas uma questão de conveniência: torna-se um requisito fundamental para gerenciar projetos complexos , relacionamentos com empresas, solicitações de financiamento e toda a burocracia associada à inovação.
O portal online da Universidade de Burgos é mais do que um simples site para procedimentos administrativos; é o centro da relação digital entre a instituição, sua comunidade universitária e o público. Permite aos usuários submeter documentos através do registro, iniciar procedimentos, consultar arquivos, receber notificações, assinar eletronicamente e coordenar com outras agências governamentais, tudo isso com o suporte de ferramentas como Tangram Go, Alfresco, a plataforma de assinatura eletrônica, e sistemas de assinatura como certificados digitais e a Assinatura Digital para estudantes. Utilizar esta plataforma significa obter autonomia, economizar tempo e garantir segurança jurídica em cada interação com a Universidade de Burgos.